المشتريات والعقود

تبدأ المشتريات بسؤال بسيط: هل ننفذ هذا العمل بأنفسنا أم نشتريه من جهة خارجية؟ يسمى هذا تحليل الصنع أو الشراء (Make-or-Buy). تقارن فيه التكلفة والوقت والخبرة المتاحة والمخاطر. وإذا قررت الشراء، تكتب بيان العمل (Statement of Work - SOW) الذي يصف بوضوح ما يجب على المورد تسليمه، حتى يستطيع تقديم عرض دقيق.

أنواع العقود ثلاث عائلات رئيسية. العقد بسعر ثابت (Fixed Price): المورد يلتزم بسعر محدد، فإذا زادت التكلفة يتحملها هو؛ أي أن المخاطرة على البائع، ويناسب العمل الواضح التفاصيل. عقد استرداد التكاليف (Cost-Reimbursable): المشتري يدفع التكاليف الفعلية مضافاً إليها أتعاب أو حافز؛ فالمخاطرة على المشتري، ويناسب العمل غير الواضح. عقد الوقت والمواد (Time and Materials): سعر للساعة أو للوحدة، والمخاطرة مشتركة، ويناسب الأعمال الصغيرة أو القصيرة أو الاستعانة بخبير بسرعة.

لاختيار المورد تحدد معايير تقييم مسبقة، مثل الخبرة والسعر والجودة والقدرة على الالتزام بالموعد، ثم تقيّم العروض بعدالة. السعر الأقل ليس دائماً الخيار الأفضل؛ فالمورد الرخيص الذي يتأخر قد يكلفك أكثر في النهاية.

بعد التوقيع يصبح العقد هو المرجع. مدير المشروع يتابع أداء المورد ويعتمد الدفعات وفق ما أُنجز، لكنه لا يغيّر شروط العقد بكلمة شفهية؛ فأي تغيير يمر عبر إجراء تغيير العقد وبمشاركة فريق العقود أو الشؤون القانونية. وعند انتهاء العمل يُغلق العقد رسمياً: التأكد من قبول كل المخرجات، وتسوية المطالبات والدفعات، وحفظ السجلات.